Номенклатура дел архива образец


ЭПК

5 е ПТД

01-10

Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководителя отдела

Постоянно

36а ПТД

1

2

3

4

01-11

Документы (справки, акты, предписания и др.) о проверках работы отдела Управлением архивами Свердловской области

Постоянно

48 ПТД

01-12

Перечни платных услуг и нормы времени на научно-техническую обработку документации, присланные для сведения

До замены новыми (далее — ДЗН)

284 б ПТД

01-13

Прейскурант цен на работы и услуги отдела. Копии

ДЗН.

99 б ПДТ

Утвержденные в отделе — постоянно

01-14

Документы (информации, справки, докладные записки и др.) о деятельности отдела и подведомственных учреждений

5 л.

Номенклатура дел архива образец

Научная информация и использование документов

11

Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел архивного отдела администрации муниципального образования

Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве архивного отдела администрации муниципального образования.

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и разрабатывается с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов.

Примерная номенклатура дел является методическим пособием и используется при составлении конкретных номенклатур дел.

Примерная номенклатура построена по функциональному принципу. При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в отделе.

Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

  1. Индекс.
  2. Наименование.
  3. Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
  4. Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
  5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная.

Важноimportant
Члены данной комиссии и определят минимальные сроки хранения документации, не указанной в нормативно-правовых актах. Следовательно, ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) указание на то, что срок хранения установлен по заключению специально созданной комиссии.

Такая процедура актуальна в части установления сроков хранения для некоторых бухгалтерских документов.


Например, для хранения сведений о просроченной дебиторской задолженности. Так, списать дебиторку можно только по истечению 10 лет.
В то же время налоговики вправе затребовать подтверждение списания просроченной дебиторки в течение 3 лет. В итоге срок хранения таких сведений — 13 лет (10+3).
Для таких случаев и нужна отметка ЭПК.

Для удобства мы собрали актуальные бланки и формы, применяемые в деятельности российских организаций, с указанием сроков их хранения. Информация представлена в виде таблицы.

Номенклатура дел архива образец по постановлению 59 со сроком хранения

Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела. Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел.

Инфоinfo
Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.

Понятие и назначение номенклатуры дел

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.

Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел.


Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.

Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел.

Номенклатура дел архива организации образец

Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться.

В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю.

При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п.

Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее.

А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения – это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов.

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй – рекомендательный):

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015);

• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила).

Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются.

Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет).

3Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”».

Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка.

Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Подробнее о штатном расписании читайте в материале «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

Порядок утверждения номенклатуры

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов.

Копии

ДМН*

1 б ПТД

*Относящиеся к деятельности отдела — постоянно

01–04

Решения, выписки из протоколов заседаний экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области (далее – ЭПК)

ДМН

202 б ВП ГАУ

01–05

Инструкции, методические указания и рекомендации Управления архивами Свердловской области по основным направлениям деятельности

3 г.*

10 б ПТД

*После замены новыми

01-06

Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии*

3 г.**

35 б ПТД

*Подлинники откладываются в фонде Администрации муниципального образования

**После замены новыми

01-07

Приказы руководителя отдела по основной деятельности

Постоянно

6 а ПТД

01-08

Приказы руководителя отдела по административно-хозяйственной деятельности

5 л.

6 в ПТД

01-09

Протоколы аппаратных совещаний отдела и документы (справки, доклады, информации) к ним

5 л.

Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны.

• Разумным компромиссом станет обновление системы индексации с сохранением за подразделениями, использующими индексы, присвоенных им номеров.

• Если прежняя система индексации вполне актуальна, то нет смысла ее менять. В этом случае номенклатура дел создается на ее основе.

Если до сих пор организация обходилась без индексов структурных подразделений, то подразделения получат номера в общем порядке на следующем этапе работы с номенклатурой дел.

СИСТЕМАТИЗИРУЕМ РАЗДЕЛЫ НОМЕНКЛАТУРЫ И ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ

Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности.

Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений.

Управление архивами Свердловской области

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Управления архивами

Свердловской области

________________

09.12.2002

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

архивного отдела администрации муниципального образования

Екатеринбург

2002

ОГЛАВЛЕНИЕ

Методические указания по применению примерной номенклатуры дел

3

01. Руководство

5

02. Планирование и отчетность

7

03.

Вниманиеattention
Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

8

04. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией делопроизводства

10

05.


Система научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации

11

06.

Правил, существует 3 вида номенклатуры дел:

  1. Типовая — используется на однородных предприятиях, имеет статус нормативного документа.
  2. Примерная — содержит примерный список дел, которые могут быть сформированы в процессе функционирования предприятия, имеет рекомендательный характер.
  3. Индивидуальная — составляется для конкретной организации на основании примерной или типовой номенклатуры дел.

Дело в документообороте

Чтобы понять сущность процедуры составления номенклатуры дел, необходимо точно определить понятие «дело». В документообороте это единица учета, которая может включать в себя несколько документов, объединенных по одному общему критерию.

Например, договор-заказ, содержащий расчет стоимости изготовления продукции по запросу заказчика «А», является документом, входящим в состав дела «Договоры-заказы», состоящего из аналогичных договоров, заключенных с разными заказчиками.

При этом может существовать и дело, включающее разнородные документы, имеющие отношение к одному проекту.

Такой подход существенно упрощает процедуру работы с документами.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *