Маршрутный лист для учебной командировке


маршрутный лист для учебной командировке

Посмотреть и скачать бесплатно образец маршрутного листа (бланк) вы можете ниже

Образец: маршрутный лист

Скачать бесплатно образец маршрутного листа (бланк)

Скачать

Утвержденной формы бланка не существует. Поэтому каждая организация самостоятельно разрабатывает собственную форму. Вы можете скачать бланк маршрутного листа, предложенный нами, или разработать свой шаблон самостоятельно на свое усмотрение. Главное, чтобы документ позволял проследить цели поездок и маршруты, а также содержал все реквизиты первичного документа.

За основу можно взять путевой лист по форме № 3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма, подготовленная предприятием, утверждается в учетной политике организации.


Вниманиеattention
Как минимум потому, что любое отступление от правил чревато крупными штрафами по статье 5.27 КоАП РФ: до 5000 для ответственных должностных лиц, до 50 000 — для организации.

Оформление командировки по всем правилам: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Издайте приказ

За основу возьмите унифицированные формы Т-9, если командируете одного сотрудника, или Т-9а, если едет сразу несколько человек, либо самостоятельно разработанные бланки (подробнее о правилах оформления читайте в статье «Приказ на командировку»). Заполненный, согласованный с бухгалтерией и заверенный директором приказ доводится до сведения работника под подпись.

Приказ о направлении сотрудника в командировку с комментариями эксперта

Скачать образец вы можете в статье.

Шаг 2.


Составьте служебное задание и заполните командировочное удостоверение

Начиная с 8 января 2015 года работодатели не обязаны это делать, но на практике многие организации не спешат отказываться от служебных заданий, поскольку в них можно четко прописать характер и цель командировки. Обычно используется унифицированная форма №10-а или ее аналог.

В частности:

  • приказ, который будет служить подтверждением поездки по служебным целям;
  • отчет работника о понесенных расходах;
  • четко читаемые проездные документы, которые будут доказывать факт оказания услуг.

Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.

Правила заполнения маршрутного листа

Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме.
Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы.

К ним относятся:

  • приказ об отправке сотрудника;
  • путевой лист;
  • копия техпаспорта ТС (подтверждение факта владения автомобилем);
  • квитанции и чеки, подтверждающие затраты.

Дополнительно могут оформляться служебная записка и авансовый отчет.

Как составить путевой лист

Путевой лист — это подтверждение использования автомобиля в поездке, а также приобретения и расхода горюче-смазочных материалов. Он оформляется на бланке № 3 или по утвержденной организацией форме и содержит:

  1. Название и порядковый номер.
  2. Срок действия (срок служебной поездки).
  3. Личные данные работника.
  4. Информация о ТС (марка и модель, номер машины, сведения из техпаспорта).
  5. Расход ГСМ.

ВАЖНО! Маршрутный лист предоставляется работодателю в течение трех дней после возвращения на место работы.

Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.

Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.

ФАЙЛЫ Скачать пустой бланк маршрутного листа .docСкачать образец заполнения маршрутного листа .doc

Кому нужен маршрутный лист

Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п.

Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями.

Допустимо приложить чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходы работника. Например, квиток такси или билет на автобус.

Пример заполнения

Скачать

Исключительные моменты

Некоторые организации берут на себя обязательства оплатить своим работникам дорогу к месту отдыха.
Такие положения должны быть закреплены в локальных распоряжениях учреждения, а также должны иметь экономическое обоснование (по объемам и целесообразности).

Оплата данного вида расходов может быть произведена только по подтверждающим документам. Например билетам, чекам. Или работник вправе предоставить маршрутный лист для отпуска на машине, если в отпуск он отправился на личном транспорте.

Отметки о прибытии или убытии должна проставить соответствующая сторона. Например, администрация санатория или гостиницы.

ТК РФ);

  • лиц, работающих по ученическому договору, если командировка никак не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Запрет носит категорический характер и нарушать его нельзя, даже если планируется простая однодневная командировка.

Другое ограничение касается лиц с семейными обязанностями. Таких работников отправлять в поездку можно, но только при наличии письменного согласия и отсутствии медицинских противопоказаний.
Речь идет о категориях, перечисленных в статье 259 ТК РФ:

  • женщинах с детьми в возрасте до трех лет;
  • родителях или опекунах детей-инвалидов;
  • сотрудниках, ухаживающих за больными родственниками;
  • одиноких родителях, воспитывающих детей в возрасте до пяти лет.

Внимание! Чтобы подтвердить необходимость постоянного ухода за больным членом семьи, сотрудник должен предоставить медицинское заключение.

Особый порядок действует и в отношении иностранцев, временно пребывающих на территории РФ.

МЛ можно выписать сроком на один день либо на неделю или месяц.

  • Ф.И.О. сотрудника, который получил маршрутный лист, его должность и структурное подразделение.

Далее заполняется специальная таблица. В табличной части в обязательном порядке следует указать:

  1. Место назначения, то есть куда отправляется работник.
  2. Цель поездки — указывается конкретная цель, с которой работник направился в пункт назначения, например доставка отчета.
  3. Отметки о прибытии или убытии. Такие отметки ставит представитель организации (госоргана), в который был направлен работник.
  4. Вид транспорта, который использовался в качества средства передвижения, например автобус, такси или личное авто.

Дополнительные сведения указываются в произвольном порядке. К примеру, можно предусмотреть отметки о времени, проведенном в пути — это актуально, например, если вы готовите образец маршрутного листа для курьера.
Сведения о суммах понесенных затрат также можно отразить в табличной части.

Бланк маршрутного листа для курьера

Скачать

В конце документ должен быть заверен.

В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.

  1. Вверху документа по центру строки пишется его название, а чуть ниже указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
  2. Затем вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого он составляется, указывается его должность, марка автомобиля, а также цель поездки.
  3. Далее в документ вносится таблица, в которую по порядку вписывается дата поездки, место назначения (адрес), отметки о прибытии и убытии (часы и минуты с точностью), подтверждающий затраты документ (номер, дата), а также сумма затраченных средств.
  4. Маршрутный лист должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.

После оформления маршрутного листа

После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии.

Только по путевке организация списывает ГСМ, то есть подтверждает расходы на оплату бензина, газа или дизельного топлива.

Какой бланк использовать

Унифицированной формы документа нет. Чиновники не утвердили бланка, который обязаны применять все предприниматели и организации.

Инфоinfo
А это значит, что каждая компания, использующая МЛ для подтверждения транспортных расходов работников, обязана разработать бланк самостоятельно. Либо можете скачать бланк маршрутного листа служебных поездок, который мы предлагаем в статье.

Актуальный бланк маршрутного листа

Скачать

Как составить собственный бланк

Допустимо разработать свой, индивидуальный формат документа, который будет полностью отвечать особенностям деятельности учреждения и специфике работы конкретного сотрудника.


Однако предусмотрите, чтобы бумага содержала следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование документа, например «маршрутный лист, образец для водителя».
  2. Полное наименование организации, которая оформила МЛ.
  3. Место и дата выдачи бланка, если он подготовлен за пределами компании.
  4. Период действия.

Маршрутный лист принял бухгалтер Баранова О.А.

Предоставление в бухгалтерию

После того как все поездки, намеченные в маршрутном листе, были совершены, один его экземпляр необходимо сдать в бухгалтерию для подтверждения всех действий.

В дополнение к маршрутному листу необходимо приложить следующие документы:

  • приказ руководителя, на основании которого разрешена служебная поездка, какие ее цели и согласование о возмещении расходов;
  • подтверждающие затраты, это могут быть чеки с автозаправочных станций;
  • проездные билеты, если таковые имеются.

После того как бухгалтер произведет расчет расходов, проверит правильность всех предоставленных ему документов и их подлинность, он передает их на ознакомление руководителю.

Как только руководитель подпишет все бланки и даст свое согласие, водитель может пройти в кассу предприятия и получить возмещения или же дождаться его вместе с заработной платой.

Особенности хранения

Хранятся проверенные маршрутные листы у ответственного лица, чаще всего это бухгалтер.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *